Nota Informacyjna RODO

Nota Informacyjna Administratora Danych Osobowych

dla klientów i kontrahentów

1. Piotr Deutsch prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „ProOffice Piotr Deutsch” z zakładem głównym pod adresem: Wrocław, ul. Krzycka 92a, 53-020 Wrocław, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej  NIP: 8991140780 , REGON 020276092(zwany dalej ProOffice) : jest Administratorem Danych Osobowych osób korzystających z jej usług lub świadczących usługi na rzecz ProOffice . (zwanych dalej Klientami/Kontrahentami).
2. Szanując prawa Klientów/Kontrahentów jako podmiotów danych osobowych (osób, których dane dotyczą) oraz respektując obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, ustawę o ochronie danych osobowych (zwaną dalej Ustawą) i inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, ProOffice zobowiązuje się do zachowania bezpieczeństwa i poufności pozyskanych od Klientów/Kontrahentów danych osobowych. Wszyscy pracownicy Proficie, którzy w zakresie swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe, zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, a ProOffice jako Administrator Danych Osobowych wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia najwyższego stopnia ochrony danych osobowych. Posiadamy wdrożone procedury i Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodną z RODO, dzięki której zapewniamy zgodność z prawem oraz rzetelność procesów przetwarzania danych, a także egzekwowalność wszelkich praw przysługujących Państwu jako osobom, których dane dotyczą. Dodatkowo w razie konieczności współpracujemy z organem nadzorczym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej tj. z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanym dalej PUODO).
3. Wszelkie zapytania, wnioski, skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez naszą firmę (Administratora Danych Osobowych), zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail: ido@prooffice.sklep.pl lub w formie pisemnej na nasz adres wskazany w pkt. 1 powyżej.
4. W treści Zgłoszenia należy w sposób wyraźny wskazać:
5. dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie,
6. zdarzenie, które jest powodem Zgłoszenia,
7. przedstawić swoje żądania oraz podstawę prawną tych żądań,
8. wskazać oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
9. Dane osobowe Klientów/Kontrahentów przetwarzane są przez ProOffice. jako Administratora Danych Osobowych w celu realizacji umów i usług świadczonych przez lub na rzecz Administratora Danych Osobowych. Zgodnie z zasadą minimalizacji wyrażoną w RODO przetwarzamy wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.
10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy z ProOffice .

7. Dane osobowe przetwarzamy przez czas niezbędny do osiągnięcia celów wymienionych w punkcie poprzedzającym. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany w zdaniu poprzedzającym, w przypadku gdy takie uprawnienie lub obowiązek nałożony na Administratora Danych Osobowych wynika ze szczególnych przepisów prawa (np. w zakresie przechowywania faktur).
8. Źródłem przetwarzanych przez Administratora Danych Osobowych są osoby, których dane dotyczą.
9. Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego w rozumieniu przepisów RODO. W przypadku, gdy dane osobowe są przekazywane do Państwa trzeciego osoby których dane dotyczą, są o tym uprzednio informowane, a Administrator Danych Osobowych stosuje zabezpieczenia, o których mowa w rozdziale V RODO.
10. Żadnych danych osobowych nie udostępniamy podmiotom trzecim, bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe bez zgody osoby, której dane dotyczą, mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom prawa publicznego tj. organom władzy i administracji (np. organom podatkowym, organom ścigania i innym podmiotom posiadającym umocowanie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takim jak np. ZUS czy właściwy Urząd Skarbowy).
11. Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania podmiotom przetwarzającym takie dane na rzecz Proofice jako Administratora Danych Osobowych. W takiej sytuacji jako Administrator Danych Osobowych zawieramy z podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane osobowe, ale wyłącznie na potrzeby, w zakresie i w celach wskazanych w umowie powierzenia, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. Bez powierzenia Państwa danych osobowych do przetwarzania nie moglibyśmy prowadzić swojej działalności. Dane osobowe powierzane są przede wszystkim firmom informatycznym świadczącym usługi hostingowe, obsługujące nasze domeny internetowe oraz zajmujące się obsługą naszych sklepów internetowych.
12. Dane osobowe nie podlegają profilowaniu w rozumieniu RODO przez Administratora Danych Osobowych.
13. Zgodnie z przepisami RODO każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy jako Administrator Danych Osobowych ma prawo do:
14. do bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 12 RODO – Administrator jest zobowiązany przekazać osobom, których dane będą przetwarzane, określonych w RODO informacji (m.in. o swoich danych, danych kontaktowych IODO, celach oraz podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych, o ile istnieją czy o okresie przez który dane będą przetwarzane lub o kryteriach ustalania tego okresu); obowiązek ten należy spełnić już w momencie pozyskiwania danych, a jeżeli danych nie uzyskuje się od osoby, której dane dotyczą, lecz z innego źródła – w rozsądnym terminie, zależnie od okoliczności; Administrator może zaniechać podawania tych informacji, jeśli osoba której dane dotyczą, już nimi dysponuje,
15. dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO – podając nam dane osobowe, mają Państwo prawo uzyskać do nich wgląd i dostęp; nie oznacza to jednak, że mają Państwo prawo dostępu do wszystkich dokumentów, na których Państwa dane widnieją, ponieważ mogą one zawierać informacje poufne; mają jednak Państwo prawo do informacji jakie Państwa dane i w jakim celu przetwarzamy oraz prawo do uzyskania kopii swoich danych osobowych, przy czym pierwszą kopię wydajemy bezpłatnie, a za każdą kolejną zgodnie z przepisami RODO pobieramy odpowiednią opłatę administracyjną odpowiadającą kosztom sporządzenia kopii,
16. poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO – jeżeli Państwa dane osobowe uległy zmianie, prosimy o poinformowanie nas jako Administratora Danych Osobowych o tym fakcie, aby posiadane przez nas dane były zgodne ze stanem rzeczywistym oraz aktualne; również w sytuacji, gdy nie nastąpiła żadna zmiana danych osobowych, ale z jakichkolwiek względów dane te są nieprawidłowe lub zostały zapisane w sposób niepoprawny (np. na skutek omyłki pisarskiej), prosimy o informację w celu poprawienia lub sprostowania takich danych,
17. usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO - innymi słowy mają Państwo prawo żądania „skasowania” danych posiadanych przez nas jako Administratora Danych Osobowych oraz prawo do wystąpienia do nas jako Administratora Danych Osobowych, abyśmy poinformowali innych administratorów, którym przekazaliśmy Państwa dane o konieczności ich usunięcia. Mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych przede wszystkim, gdy:

• cele, do których dane osobowe zostały pobrane, został osiągnięty np. zrealizowaliśmy w całości zawartą z Państwem umowę sprzedaży,
• podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych była wyłącznie zgoda, która następnie została cofnięta i nie ma innych podstaw prawnych do dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych
• wnieśli Państwo sprzeciw w oparciu o art. 21 RODO i uważają Państwo, że nie mamy żadnych nadrzędnych podstaw prawnych pozwalających na dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych,
• Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem tzn. w celach niezgodnych z prawem lub bez jakiejkolwiek podstawy do przetwarzania danych osobowych – proszę pamiętać, że w takim przypadku muszą Państwo mieć podstawę do swojego żądania,
• konieczność usunięcia Państwa danych osobowych wynika z przepisów prawa,
• dane osobowe dotyczą osoby małoletniej i zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego,

1. ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO – mogą się Państwo zgłosić do naszej firmy z żądaniem ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych (co polegałoby na tym, że do czasu wyjaśnienia spawy nasza firma przede wszystkim jedynie by przechowywała), jeżeli:

• kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych osobowych, lub
• uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane bez podstawy prawnej, ale jednocześnie nie chcą Państwo, abyśmy usuwali te dane osobowe (czyli nie korzystają Państwo z uprawnienia, o którym mowa w literze poprzedzającej), lub
• złożyli Państwo sprzeciw, o którym mowa w lit. f niniejszego punktu, lub
• Państwa dane osobowe są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń np. przed sądem,

1. przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO – mają Państwo prawo uzyskania swoich danych w formacie umożliwiającym odczyt tych danych na komputerze oraz prawo do przesłania tych danych w takim formacie do innego administratora; prawo to przysługuje Państwu jedynie wówczas, gdy podstawą przetwarzania Państwa danych była zgoda lub dane te były przetwarzane w sposób automatyczny,
2. wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o czym mowa w art. 21 RODO – mają Państwo prawo wnieść sprzeciw, jeżeli nie zgadzają się Państwo na przetwarzanie przez nas danych osobowych, które dotychczas przetwarzaliśmy w uzasadnionych celach zgodnych z przepisami prawa,
3. nie podlegania profilowaniu, o którym mowa w art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO – w naszym Serwisie internetowym nie będą Państwo podlegali zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu w rozumieniu RODO, chyba że wyrażą Państwo na to zgodę; dodatkowo zawsze będziemy Państwa informowali o profilowaniu, gdyby miało ono mieć miejsce,
4. wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO - jeżeli uznają Państwo że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem lub w jakikolwiek sposób naruszamy uprawnienia wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych.
5. W odniesieniu do prawa do usunięcia danych (prawa do bycia zapomnianym), zaznaczamy, że zgodnie z przepisami RODO nie mają Państwa prawa do skorzystania z tego uprawnienia, jeżeli:
6. przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do skorzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji np. jeżeli zamieścili Państwo swoje dane na blogu, w komentarzach itp.,
7. przetwarzanie danych osobowych jest konieczne dla wywiązania się przez naszą firmę z obowiązków prawnych wynikającego z przepisów – nie możemy usunąć Państwa danych przez okres niezbędny do wywiązania się z obowiązków (np. podatkowych), które nakładają na nas przepisy prawa,
8. przetwarzanie Państwa danych jest dokonywane na potrzeby dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń.

15. Jeżeli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw, o których mowa w pkt. 13 powyżej, proszę przesłać wiadomość drogą poczty elektronicznej na adres e-mail: ido@prooffice.sklep.pl lub w formie pisemnej na nasz adres wskazany w pkt. 1 powyżej.
16. Każdy stwierdzony przypadek naruszenia bezpieczeństwa jest dokumentowany, a w razie wystąpienia jednej z sytuacji określonych w przepisach RODO lub Ustawy, o takim naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych informowane są osoby, których dane dotyczą, oraz – jeżeli ma to zastosowanie – PUODO.