MPS Enterprise
Czym jest ProOffice MPS Enterprise?
MPS (Managed Print Service) Enterprise to Usługa Zarządzania Drukiem, dostosowana do firm o bardziej złożonych potrzebach. Stosując podejście konsultacyjne, oceniamy wyzwania związane z drukowaniem i tworzymy rozwiązanie, w pełni dostosowane do potrzeb Klienta. MPS Enterprise jest przygotowany z myślą o obsłudze klientów, posiadających od 1 do ponad 1000 drukarek, które mogą pracować w różnych lokalizacjach.
Jak działa MPS Enterprise
Krok 1: Ocena
Będziemy ściśle współpracować z Tobą i Twoim zespołem, aby stworzyć najlepiej dopasowaną usługę zarządzania drukiem, dla Twojej firmy. Pomożemy w doborze urządzeń pod względem: wydajności, dostępności dla użytkowników oraz lokalizacji, w których będą pracować. Możemy też zaproponować dodatkowe oprogramowanie, wspierające pracę drukarek i obieg dokumentów. |
Krok 2: Wdrożenie
Nasz system jest przygotowany tak, aby wszystko zostało wdrożone sprawnie i zgodnie z harmonogramem, przy minimalnych przerwach w pracy. Uruchomienie usługi MPS wymaga aktywacji drukarek, czyli podłączenia ich do naszego Serwera MPS. Dzięki temu, nasz system rozpocznie monitorowanie urządzeń i obsługę kontraktu MPS. Aktywacja jest bardzo prosta i może być wykonana przez każdego użytkownika. System jest przygotowany do obsługi większej ilości drukarek i lokalizacji, co pozwala wykonać aktywację, wielu urządzeń jednocześnie. Podczas procesu instalacji, możemy umieścić dodatkowe opisy, takie jak: lokalizacja drukarki lub miejsce powstawania kosztów, które pomogą w późniejszych rozliczeniach. |
Krok 3: Optymalizacja
System MPS działa w chmurze i stale monitoruje wszystkie drukarki, działające w ramach umowy MPS. Dane na temat pracy urządzeń i obsługi kontraktu, możesz znaleźć w naszym Portalu MPS. Dzięki raportom, dowiesz się jakie są ilości wydrukowanych stron, w danym okresie rozliczeniowym dla całego kontraktu, jak i poszczególnych urządzeń. Możesz również sprawdzić: historię wysyłek materiałów eksploatacyjnych, zgłosić awarię lub przeglądać raporty z rozliczeniami. |
Dlaczego warto wybrać ProOffice MPS Enterprise, dla swojej firmy?
Jak działa system MPS
Wszystkie nasze rozwiązania są „bezpieczne w standardzie”. Dzięki zastosowaniu trójwarstwowych zabezpieczeń chroniących Twoją sieć, urządzenie i dokumenty, możesz mieć pewność, że Twoje drukowanie jest zawsze bezpieczne.
Nasza technologia jest oparta na rozwiązaniu w chmurze i działa dzięki komunikacji urządzeń z serwerem Brother. Drukarki są stale monitorowane, co pozwala systemowi automatycznie zamawiać materiały eksploatacyjne oraz generować rozliczenia. Takie rozwiązanie zwiększa produktywność oraz komfort, ponieważ wiele procesów działa w pełni automatycznie. Nie musisz pamiętać o zamówieniach materiałów eksploatacyjnych czy zbliżających się przeglądach serwisowych. Nasz system w pełni zadba o to, aby wszystko działało tak jak trzeba.
Nasze urządzenia można w pełni zintegrować z zaufanymi partnerami zewnętrznymi, takimi jak Kofax i YSoft, co zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa Twojej firmie.
Rodzaje umów
Rozwiązanie MPS Enterprise to usługa przygotowana pod konkretnego klienta, który posiada więcej drukarek i może mieć inne wymagania co do ich obsługi. Współpracujemy z Tobą by określić cele w zakresie redukcji twoich kosztów wydruku i przygotować usługę, która je spełni. Posiadamy szereg rozwiązań systemowych, rozliczeniowych oraz raportowania, które pozwolą Ci monitorować urządzenia oraz mieć kontrolę nad wydatkami.
Podczas rozmowy, możemy zaproponować też inne dodatkowe rozwiązania z dziedziny obsługi druku. Posiadamy rozwiązania, które poprawią komunikację (Barcode Print +, Barcode Utility, Spersonalizowany Interfejs Użytkownika) albo poprawią bezpieczeństwo wewnątrz twojej firmy (Secure Print Advanced, Secure Print +).
Rozwiązanie MPS Enterprise zwiększa produktywność twojej firmy oraz pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Dostarczanie materiałów eksploatacyjnych
Dzięki oryginalnym materiałom eksploatacyjnym, drukarki będą działać dłużej i rzadziej będą wymagać wsparcia serwisowego. Nasz system stale monitoruje drukarki i automatycznie generuje zamówienia na konkretny materiał eksploatacyjny, który wkrótce będzie Ci potrzebny. W ten sposób unikasz niepotrzebnych zobowiązań kapitałowych, przechowując materiały w swoim magazynie.
W ramach umowy Brother MPS, dostarczamy materiały eksploatacyjne bezpłatnie kurierem bezpośrednio do lokalizacji, w której pracuje każda drukarka. Nasz system MPS powiadomi Ciebie mailowo o każdej wysyłce, dzięki czemu będziesz mógł monitorować dostawę. Ponadto możesz również śledzić wysyłkę za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika portalu oraz sprawdzić historię wszystkich zamówień.
Rozliczenia i raporty
Nasze usługi Brother MPS oferują elastyczne formy płatności. Do dyspozycji masz rozliczenia miesięczne lub kwartalne. Na każdej fakturze otrzymasz informację o ilościach wydrukowanych stron na każdym urządzeniu, w danym okresie rozliczeniowym. Dodatkowo w portalu możesz pobrać plik z rozliczeniami, który pomoże Ci kontrolować koszty.
Koszty utrzymania są priorytetem. Samodzielne utrzymanie poszczególnych urządzeń jest droższe niż zautomatyzowany, oparty na chmurze system, który kontroluje koszty na dużą skalę. Kompleksowa analiza korzystania z drukarki, może również wykazywać ekonomiczny i ekologiczny potencjał optymalizacji w infrastrukturze drukarskiej. Dzięki umowie Brother MPS Enterprise, możesz łatwiej kontrolować koszty związane z wydrukiem, ponieważ w ramach całej umowy, płacisz tylko za wydrukowane strony.
Pomoc techniczna i serwis
Nasze drukarki i urządzenia wielofunkcyjne charakteryzują się bardzo niskimi wskaźnikami awarii. Jeśli jest to konieczne, nasza infolinia jest po to, aby Ci pomóc. W razie potrzeby urządzenie jest naprawiane na miejscu u klienta, a nasi technicy są dostępni w całej Polsce.
W ramach umowy MPS dbamy również o to, aby utrzymać twoje drukarki w doskonałej kondycji. Konserwacja jest również wliczona w cenę usługi MPS, a Ty i twoi pracownicy z działu IT, odetchniecie z ulgą. Nie będziecie tracić czasu na utrzymywanie lub czyszczenie urządzeń wielofunkcyjnych. To pozwala skoncentrować się na Waszych podstawowych zadaniach.
Często zadawane pytania dotyczące MPS Enterprise
Jakie są wymagania techniczne dla korzystania z umowy MPS?
Jedynym wymaganiem jest to, aby drukarka mogła komunikować się z naszym systemem. Najlepiej, jeśli drukarka będzie bezpośrednio podłączona z Internetem za pomocą sieci LAN lub WiFi. Ten sposób jest najbardziej pewnym i bezpiecznym połączeniem. Opcjonalnie mamy tez możliwość obsługi urządzeń, podłączonych poprzez USB lub LAN, które nie są bezpośrednio podłączone do Internetu.
Po zaakceptowaniu umowy, wyślemy Ci e-mail aktywacyjny z prostymi instrukcjami podłączenia urządzenia do systemu MPS Enterprise.
W jaki sposób otrzymam materiały eksploatacyjne?
Firma Brother wysyła wszystkie wymagane materiały eksploatacyjne typu: tonery, tusze, bębny oraz pojemniki na zużyty toner, wymagane do konkretnego modelu urządzenia. Zamówienia generowane są automatycznie i wysyłane na adres, jaki został przypisany do konkretnej drukarki MPS.
System MPS stale monitoruje stany materiałów eksploatacyjnych i zamawia je, gdy będą się wyczerpywać.
Jakie są dostępne opcje rozliczeń?
Jest kilka wariantów dotyczących rozliczeń w zależności od wyboru rodzaju umowy. Na fakturze znajduje się suma opłat za wydrukowane strony, monochromatyczne jak i kolorowe. Okresy rozliczeniowe są dostępne w zależności od wybranej umowy i mogą być miesięczne lub kwartalne. Faktury generowane są z dołu z 14 dniowym terminem płatności.
Jak liczone są wydruki stron?
System zlicza wydruki stron w podziale na strony kolorowe i monochromatyczne. Drukowanie po obu stronach A4 tego samego arkusza papieru, liczone są jako dwa wydruki. Odpowiednio drukowanie na jednej stronie papieru A3, uznaje się za dwa wydruki, a drukowanie po obu stronach A3 tego samego arkusza papieru, uznaje się za cztery wydruki.
Czym się różni umowa “Z pakietem wydruków” od umowy “Bez pakietu wydruków”?
"Bez Pakietu wydruków" to umowa, w której płacisz za wydrukowane strony w danym okresie rozliczeniowym. Sprawdza się dla firm, u których ilości wydruków są znacząco różne w danych okresach rozliczeniowych. W tym przypadku rozliczenie jest bardzo proste, ponieważ stawka za wydruk strony jest mnożona przez ilość wydrukowanych stron. Jeśli w danym miesiącu wydrukujesz 100 stron, to otrzymasz fakturę za wydruk 100 stron. Jeśli wydrukujesz 1000 stron, to otrzymasz fakturę za wydruk 1000 stron. Prawda, że proste?
"Pakiet wydruków" to umowa dla tych, którzy drukują regularnie i chcą dodatkowo oszczędzić. Jeśli zadeklarujesz się na stałe miesięczne ilości wydruków, to przygotujemy Ci pakiet, dzięki któremu będziesz płacił jeszcze mniej za wydrukowane strony. Przykładowo, jeśli miesięcznie drukujesz minimum 500 stron i wybierzesz taki pakiet, to otrzymasz lepszą cenę za wydruki. System zawsze będzie generował opłatę za pakiet wydruków oraz za strony po przekroczeniu pakietu. Jeśli wydrukujesz 800 stron, to na rozliczeniu otrzymasz opłatę za 500 stron w ramach pakietu oraz 300 dodatkowych stron poza pakietem. Cała opłata będzie tańsza niż w przypadku umowy „Bez pakietu wydruków”.
Jeśli drukujesz regularnie to więcej zaoszczędzisz decydując się umowę „Z pakietem wydruków”.
Jak uruchomić usługę MPS Enterprise?
Proces uruchomienia usługi wygląda następująco:
- Partner firmy Brother przedstawi Ci warunki umowy MPS. Wybierasz razem z nim: rodzaj umowy lub pakietu, podajesz dane do umowy, dane do wysyłki materiałów eksploatacyjnych oraz dane kontaktowe. Partner wpisuje te dane do Portalu Cloud MPS.
- Następnym krokiem jest elektroniczny podpis umowy.
- Kiedy umowa będzie już podpisana, to otrzymasz od naszego Partnera link do aktywacji drukarek.
- Po aktywacji urządzeń, kontrakt rozpoczyna swoje działanie.
Dlaczego muszę wykonać aktywację drukarki?
Aktywacja drukarki jest ostatnim krokiem do uruchomienia umowy MPS. Dzięki niej nasz system rozpocznie monitorowanie drukarki i będzie mógł automatycznie zamawiać materiały eksploatacyjne. Aktywacja jest procesem, który podłącza drukarkę z naszym serwerem MPS i jest niezbędna do działania systemu.
Czy mogę uruchomić usługę MPS, jeśli moja drukarka jest używana?
Usługa MPS Enterprise jest przygotowana z myślą o klientach, którzy posiadają nowe urządzenie lub takie, które jest używane. Używane urządzenie to takie, które zostało kupione nie później niż 12 miesięcy od daty zakupu.
Z kim mam się skontaktować, jeśli mam problem?
Jeśli masz problem techniczny z drukarką, to możesz zadzwonić na naszą Infolinię do naszej pomocy technicznej pod numer telefonu: 71788 58 82.
Możesz również zgłosić serwis, pisząc na adres e-mail: prooffice@prooffice.sklep.pl. Oprócz opisu usterki, nie zapomnij podać numeru seryjnego drukarki oraz dopisz swoje dane kontaktowe. Nasi technicy skontaktują się z Tobą w sprawie tego zgłoszenia.
Jeśli twoje zapytanie dotyczy pozostałych rzeczy typu: wysyłki materiałów eksploatacyjnych, rozliczenia, działania systemu MPS, itp. to również skontaktuj się z nami wysyłając maila na adres prooffice@prooffice.sklep.pl. Niezwłocznie odpiszemy na twoje zapytanie.
Jaki jest kontakt na infolinię?
Jeśli masz problem techniczny z drukarką, to możesz zadzwonić na naszą Infolinię pod numer telefonu 71788 58 82 i tam porozmawiasz z naszą pomocą techniczną. Infolinia działa w godzinach 8-16 od poniedziałku do piątku.
Czy Usługa Zarządzania Drukiem firmy Brother ma dostęp do jakichkolwiek drukowanych przeze mnie danych?
Nie. Zadaniem naszego systemu MPS jest monitorowanie urządzenia, naprawa usterek, rozliczanie na podstawie wydruków stron i wysyłanie materiałów eksploatacyjnych w związku z tym nie będziemy przetwarzać żadnych danych które drukujesz.
Dane kontaktowe do działu w handlowego w sprawie MPS:
Piotr Deutsch
mail: piotr@prooffice.sklep.pl
Telefon: 71 788 58 82 wew. 2
Fax: 71 788 58 82 wew. 6
ZAPRASZAMY.
